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Solicitud de Historia Clínica

 

REQUISITOS PARA SOLICITAR COPIA DE HISTORIA CLÍNICA

Para la solicitud de copia de la historia clínica es importante cumplir con las siguientes condiciones, de acuerdo a la normatividad vigente en Colombia en cuanto a la protección y confidencialidad de la información del paciente, de acuerdo a la Ley 23 de 1981 (Art. 34), La ley de protección de datos personales – Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013, Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012– Resolución 1995 de 1999 (Art. 1), “la Historia Clínica es un documento privado, sometido a reserva, que sólo puede ser conocido por terceros, previa autorización del paciente o en casos previstos por la Ley”, Circular externa número 000008 de 4 sep. 2018, por la cual se hacen adiciones, eliminaciones y modificaciones a la circular 047 de 2007, numeral 3.3.2 copias de historias clínicas o de exámenes que se requieran para una consulta o urgente.

Así mismo según la Sentencia T-182/09 – Corte Constitucional: “para pacientes fallecidos, así como del que no se encuentre en condiciones de autorizar a sus familiares por su estado de salud mental o físico, la historia clínica sólo puede ser conocida por el grupo familiar de primer grado de consanguinidad, cumpliendo con los requisitos establecidos por la ley”.

¿CÓMO SOLICITAR COPIA DE LA HISTORIA CLÍNICA?

  • Personalmente: Documento de identificación original, no se acepta fotocopia.
  • Por Correo electrónico: Adjuntar documento de identificación y carta de solicitud firmada, al correo Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.

Solicitud directa de paciente

  • Carta con firma y huella, especificando los datos personales y el correo electrónico personal e indicar la fecha de atención y servicio médico
  • Documento de identificación del paciente

Solicitud por un tercero autorizado

  • Documento señalados en el numeral uno (1) firmado por el paciente
  • Documento de identificación de la persona autorizada.
  • Carta de autorización con los nombres y apellidos completos, firma y huella del paciente, autorizando al tercero con nombres, apellidos, identificación y correo electrónico del autorizado
Nota: Aplica para las personas privadas de la libertad.

Solicitud por el padre, madre o tutor de menor de edad

  • Carta con firma y huella del padre, madre o tutor, especificando los datos personales del menor y el correo electrónico personal e indicar la fecha de atención y servicio médico.
  • Documento de identificación del padre, madre o tutor.
  • Documento de identificación del menor
  • Registro civil de nacimiento o documento que lo acredite como representante legal.

Solicitud por un tercero autorizado de historia clínica de menor

  • Documento señalados en el numeral tres (3) firmado por el padre, madre o tutor
  • Documento de identificación de la persona autorizada
  • Carta de autorización con los nombres y apellidos completos, firma y huella del por el padre, madre o tutor, autorizando al tercero con nombres, apellidos, identificación y correo electrónico del autorizado
Nota: Aplica para las personas privadas de la libertad.

Solicitud de historia clínica de paciente fallecido (Solicitante exclusivamente familiar en primer grado de consanguinidad)

  • Carta de solicitud firmada donde exprese las razones del requerimiento y su compromiso de utilizar la información solo para lo referido, conservando su confidencialidad y reserva
  • Documento que demuestre la relación de parentesco con el paciente fallecido (copia registro civil de nacimiento, matrimonio o el documento de extrajuicio no mayor a tres meses su expedición)
  • Registro civil de defunción
  • Documento de identificación del solicitante
  • En caso de NO existir familiar en primer grado de consanguinidad, la historia clínica se entregara únicamente presentando una notificación legal (juzgados – fiscalía) y/o Entidades Prestadora de Salud

Solicitud de historia clínica de un paciente en estado de incapacidad, discapacidad o inconsciencia (Solicitante exclusivamente familiar en primer grado de consanguinidad)

  • Carta de solicitud firmada donde exprese las razones del requerimiento y su compromiso de utilizar la información solo para lo referido, conservando su confidencialidad y reserva
  • Certificado médico que evidencie el estado de salud físico o mental del paciente
  • Documento que demuestre la relación de parentesco con el paciente (copia registro civil de nacimiento, matrimonio o el documento de extrajuicio no mayor a tres meses su expedición)
  • Cédula de ciudadanía del paciente
  • Cédula de ciudadanía del solicitante

¿Qué canales hay dispuestos para solicitar la copia de historia clínica?

  • De manera presencial en la oficina de Gestión Documental del Hospital Universitario Clínica San Rafael, ubicada en la carrera 8 No. 17-45 sur.
  • Solicitud por correo electrónico: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. , debe anexar los requisitos correspondientes debidamente diligenciados y con firmas escaneadas. La autorización de envío por correo electrónico se debe enviar cada vez que realice una solicitud por este medio, especificando el correo donde se debe despachar la solicitud.

¿En cuánto tiempo y cómo recibirá la copia de la historia clínica?

  • Si realizó la solicitud personalmente o por medio de autorización escrita, la copia de la historia clínica impresa o en CD se entregará el mismo día.
  • Si la copia de historia clínica corresponde a atenciones antes del año 2008 será entregada en un periodo de tiempo de 5 días una vez radicada la solicitud.
  • Si la solicitud se realizó por correo electrónico, dentro de las 24 horas siguientes, recibirá una respuesta por parte del personal encargado a través del mismo correo solicitado.

Atención al paciente y su familia

Oficina de Gestión Documental

Horarios de atención

  • Lunes a Viernes en jornada continua: 7:00 a.m. a 4:00 p.m.
  • Dirección: Cra. 8 N° 17-45 sur
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